ホテルでは、宿泊予約の対応や残室数管理、客室管理などさまざまな業務がありますが、これらすべてを手作業で行うとなると人や時間が必要になり、従業員の業務負担が多くなります。そこで活用されているのが、ホテルの宿泊に関する情報をデータ管理できる予約管理システム「PMS」です。

今回はホテルの予約管理システム「PMS」の紹介と、導入メリットや選定のポイントを解説します。

ホテルの予約管理システム「PMS」とは？

ホテルの予約管理システム「PMS」とは、「Property Management System」の略語であり、ホテルなどの宿泊施設におけるさまざまな情報を一元でデータ管理できるシステムを指します。ここでは、PMSが具体的にどのようなシステムなのかを紹介します。

PMSの役割

PMSを導入することで、ホテルのフロントで行う宿泊予約や残室数、客室管理など、これまで手作業で行われていた業務の効率化を図ることができます。業務効率化により従業員の業務負担が軽減されるだけでなく、得られた顧客データを活用してデータ分析をすることで、顧客サービスの向上も期待できます。

サイトコントローラーとの違い

ホテルの予約管理システムとして混同されるものが「サイトコントローラー」です。サイトコントローラーとは、楽天トラベルやYahoo!トラベル、じゃらんなどの宿泊予約サイトを一元管理できるシステムのことを指します。オンラインのシステムのため、パソコンやタブレットを導入しているホテルであれば利用することができます。

PMSとサイトコントローラーの違いとしては、サイトコントローラーは宿泊予約サイトを一元管理するものであり、PMSはこれまでのホテルのフロント業務全体を一元管理できるものであるととらえるとよいでしょう。

ホテルの予約管理システム「PMS」のメリット

ホテルの予約管理システムであるPMSを自社に導入するにはどのようなメリットがあるのでしょうか。ここでは、PMS導入のメリットについて紹介します。

24時間受付で機会損失を防げる

予約管理システムを導入しない場合、宿泊予約の受付は電話などの従業員の対応を要するものになります。その場合、従業員の不在時や深夜には対応ができないケースも発生し、予約受付できる時間帯が限られてしまうことで得られるはずの顧客を逃してしまうという機会損失の可能性があります。

PMSを導入することで、24時間365日従業員が不在でも対応することができ、対応時間やスタッフの制約を原因に予約客を逃すことがありません。さらに先に説明したサイトコントローラーを連携させることで、宿泊予約サイトからの予約も同時に管理でき、予約が重複してしまうダブルブッキングを防ぐこともできます。

予約業務が効率化し、従業員の負担が減る

PMSを導入するまでは、予約業務は台帳への手書き、もしくはExcelなどのパソコンソフトを使って行うことになります。その場合、後日問いあわせ時などに台帳を探す手間が生じたり、記入ミスがあっても気づかずに予約に不具合が起きたりする可能性も考えられます。さらに、ミスを防ぐために複数の従業員が再確認を行うとなると、それだけ業務負担が増えてしまう場合もあるでしょう。

PMSを導入すれば、入力した予約情報をリアルタイムで確認できることから、入力ミスや業務負担を抑えられることが期待でき、従業員の業務負担を軽減することに繋がります。

顧客管理でサービスの向上に役立つ

PMSは宿泊予約の情報だけでなく、顧客のあらゆる情報を保存しておくことができます。顧客の食事や寝具の好み、アレルギーの有無など宿泊時にあると便利な情報を入力しておくことで、顧客がリピーターとして宿泊する場合にもすぐにデータを見つけることができ、顧客に合わせたサービスの提供にも繋げられるでしょう。

担当者が不在のときにも別の従業員がデータを参照すれば対応できるので、顧客サービス向上につながります。

ホテルの予約管理システム「PMS」を選ぶポイント

一言にPMSといってもさまざまな種類があり、初めて導入する際にはどれを選べばいいか迷うかもしれません。ここでは、PMSを選ぶ際に参考にしたいポイントを紹介します。

サポートは充実しているか

初めてPMSを導入する場合、使い方がわからずエラーが生じるなどさまざまな不具合が起こることが考えられます。また、使い進めることで生じる疑問もあるかもしれません。そのため、PMSのサービスにサポート体制が整っているかどうかは重要なポイントになります。

24時間365日対応してくれるサポートや、オペレーターだけでなくシステムエンジニアなど専門職の担当者が遠隔で対応してくれる体制があるかなど、疑問や不具合に即対応してくれるサービスを探してみるとよいでしょう。

顧客データを分析できるか

PMSに入力する顧客データをどの程度活用できるかということも重要なポイントです。年齢や性別、地域や家族構成といった顧客情報の分析や、予約手段の把握、系列ホテルのどのホテルを利用したかなどのデータはホテルにとって重要な資産であり、分析のしやすさは今後の運営を向上させるためにも大きく影響します。

システムは使いやすいか

これまで台帳やExcelで顧客管理していたものを一気にPMSに移管するとなると、すべての従業員がパソコンを使い慣れているとは限らないため、使い慣れるまでに従業員による差が生じてしまいます。そのため、できる限り使いやすくてわかりやすいシステムでなければ、入力ミスやエラーを招きやすくなってしまいます。

また、他のホテルから中途入社した従業員などにとっては、以前使用していたシステムとの違いにより、本人の本来のスキルが発揮できないなどの支障が生じるかもしれません。

システムの操作性は導入してからわかるものではありますが、事前に体験できるかどうかを確認してみるとよういでしょう。

おすすめの「PMS」6選

初めてPMSを導入する際は、どのサービスがよいのかわからないという方も多いかもしれません。最後に、おすすめのPMSを6種類紹介します。

NEHOPS（ネホップス）

NEHOPS（ネホップス）は、日本電気株式会社（NEC）が提供しているPMSです。クラウド型のため、インターネットにつながるパソコンさえあれば、新たにサーバーや新規機器を購入する必要はありません。

大型のシティホテルから、レストランなどを持たず宿泊だけに特化した宿泊特化型のホテルまで、さまざまな業態やグレードのホテルに対応できます。そのため、宿泊予約だけでなく、宴会や婚礼、レストランなどのような付帯する業務にも対応しています。

（2022年5月時点）

参考：ホテル基幹業務システム NEHOPS: NECのホテルソリューション | NEC

OPERA Cloud（オペラクラウド）

OPERA Cloud（オペラクラウド）は、米国オラクル・コーポレーションの日本法人、日本オラクル株式会社が提供しているクラウド型PMSです。

さまざまな業態のホテルに対応できるだけではなく、200カ国以上の通貨や言語に対応しており、自社に必要な業務内容にあわせて必要な機能だけを購入することが可能です。フロント業務であってもモバイル端末で対応できるため、従業員がどの現場にいても即座に情報を更新することができます。

（2022年5月時点）

参考：OPERA Cloud Property Management – ホテルPMS | Oracle 日本

Wincal（ウィンカル）

Wincal（ウィンカル）は、USEN-NEXT GROUPである株式会社ALMEXが提供しているPMSです。Wincalはビジネスホテルや宿泊特化型ホテルなどでの活用を前提とし、シンプルなインターフェイスを用いることでフロントの業務負担軽減を目的としています。

Wincalは、先に紹介したクラウド型のほかに、サーバーの設置が必要な「クライアントサーバー型」の2種類から選べるため、自社の業態に合わせて導入することができます。フロント業務や顧客管理以外にも、駐車場管理やVODやICカード錠との連携も可能です。

（2022年5月時点）

参考：ホテルシステム(PMS) Wincal | 多店舗情報一元化型ホテル運用ソフト | ホテル向け製品 | 株式会社アルメックス

GLOVIA smart ホテル（グロービアスマートホテル）

GLOVIA smart ホテル（グロービアスマートホテル）は、富士通Japan株式会社のPMSで、日本全国の約1000施設での導入実績があります。

GLOVIA smart ホテルは、月額利用型のクラウド型と買取型のパッケージシステムから選ぶことができます。宿泊予約の他、宴会、レストランなど宿泊以外の業務に対応しているだけでなく、オプションとして自動チェックイン機との連携や、タブレットで客室の清掃管理を行えるなど、予約管理以外の業務負担軽減にも活用できます。

（2022年5月時点）

参考：GLOVIA smart ホテル : 富士通Japan株式会社

タップホテルシステム

1985年の設立以来、宿泊業界向けのさまざまなシステムを開発した株式会社タップが提供するPMSがタップホテルシステムです。2022年3月時点で日本全国約1200施設以上の導入実績があります。

タップホテルシステムは、宿泊特化型からシティホテルまでさまざまな業態のホテルに対応することができるシステムで、フロント業務以外にも財務経理やマネジメント支援などのシステムも備わっています。さらに、導入に関するスタッフだけでなくエンジニアなどのプロフェッショナルのサポートも充実しています。

（2022年5月時点）

参考：タップホテルシステムの特徴｜タップについて｜株式会社タップ

Staysee（ステイシー）

Staysee（ステイシー）はステイシー株式会社が提供するPMSで、初期導入費用が無料、月額料金も安価に利用できるサービスです。

システム導入から実際の運用までクラウド上ですべて完結でき、宿泊予約や会計管理など幅広く対応しています。低コストなことも相まって、2017年のリリースからわずか4年で導入施設が1000施設を上回ったという実績を持つPMSです。

（2022年5月時点）

参考：Staysee 導入施設 | ホテルシステム・宿泊管理 ステイシー

まとめ

今回は、ホテルの予約管理システム「PMS」について、導入のメリットやおすすめのPMSサービスについて紹介しました。

これまで手書きの台帳やパソコンの手入力で行っていたフロント業務をデータ化して一元管理できるのがPMSです。煩雑だった業務がスムーズになるだけでなく、入力ミスの発生や複数の従業員による再確認の手間が軽減し、それにより従業員の業務負担も軽減できるなど、PMS導入にはさまざまなメリットがあります。

PMSを初めて導入する場合には、導入費用の問題や、従業員ごとの習熟度も影響してくるため、コスト面やサポート面についてPMSサービス各社を比較しながら、自社のホテルの業務にあったPMSを検討してみてはいかがでしょうか。