従業員一人一人の勤務実態を把握したり、従業員からの各種申請を処理したりする勤怠管理は煩雑さが伴いがちです。特に従業員数が多い企業やパートや正社員など勤務形態が異なる従業員が混在する場合には、手書きの申請書や紙製のタイムカードなど従来のアナログ的な方法では漏れが発生してしまう可能性もあります。

そのような勤怠管理業務の煩雑さを解消するには「勤怠管理システム」の導入が効果を発揮します。今回は、勤怠管理システムを導入するメリットとデメリットを紹介します。

勤怠管理システムの仕組み

勤怠管理システムとは、従業員の出退勤の時刻を記録したり、残業や休日出勤・休暇などの申請やシフトを管理したりする管理システムを指します。例えばシフト制にしている企業であれば、従業員一人一人の勤務時間帯を把握し、シフトの組み合わせを調整するマネジメント業務を、勤怠管理システムを用いてオンライン上で一括管理をすることが可能になります。

勤怠管理システムの機能

従業員の勤怠を一括管理できるという勤怠管理システムは、どのような機能で構成されているのでしょうか。勤怠管理システムの機能を具体的に説明していきます。

様々な打刻方法

さまざまな業態の企業が存在する現代では、従業員の勤務形態もいろいろなスタイルが考えられます。出退勤時間の異なるシフト制以外にも、直行直帰のように常に外勤で働く従業員もいることでしょう。

従業員全員が同じ時間・同じ場所に出向くのであれば、指紋認証やICカード認証による打刻機能が向いています。また、外勤の従業員向けにはスマートフォンやタブレットで出退勤を入力できるような打刻機能がある勤怠管理システムもあります。

さらに、紙製のタイムカードに出退勤を印字するだけという従来のシステムの場合、遅刻をごまかすために手書きで出勤時刻を記入したり、終業時刻にタイムカードを打刻してから残業を始めたりという不正も可能になっていました。それらを防ぐためにもオンライン上で一括管理できる勤怠管理システムは有効といえます。

シフトの作成

アルバイトの従業員数が多く、早番・日勤・遅番など勤務時間の種類が複数ある場合などには、従業員一人一人の希望シフトをまとめて、全ての希望に沿うように調整するのは非常に手間がかかります。

勤怠管理システムであれば、従業員からのシフト希望日時を入力するだけで勤務スケジュールを作成してくれる機能を活用できます。また、年次有給休暇や残業申請などの各種申請についても管理してくれるので、毎月時間をかけて進めていたシフト調整や申請処理をスムーズに終わらせることにも繋がるでしょう。

データの自動集計機能

勤怠管理システムを活用することで、給与計算との連動が可能です。従業員一人一人の出退勤、残業時間や休日出勤などの記録を参照して給与計算を一括で行うことができます。

さらに、過去の残業時間の記録をもとに、どの月に誰が何時間残業したかという統計を取ることで、どのような業務に負荷がかかっているかを把握することも可能です。

勤怠管理システムの導入によるメリット

ここまで勤怠管理システムの主な機能を説明しましたが、勤怠管理システムを導入することで企業にはどのようなメリットがあるのでしょうか。具体的に解説していきます。

リアルタイムで確認ができる

勤怠管理システムをクラウド上で活用することにより、パソコンだけではなくスマートフォンやタブレットなどによるインターネット環境があれば、勤怠に関する情報をリアルタイムで知ることができます。

管理者側・従業員側双方が閲覧でき、さらに複数の地域に営業所などがある企業でも全拠点の情報を一括で把握できます。そのため、なかなか足を運ぶことのできない地域の従業員に対しても、残業時間が偏っていないか、増加していないかなどの細やかなケアにつなげることができるでしょう。

不正打刻を防げる

先にも説明した通り、一般的に利用されてきた紙製のタイムカードでは後から手書きで修正したり、本人以外の従業員が打刻したりするような不正打刻が可能でした。

勤怠管理システムでは、顔認証や指紋認証などの生体認証システムを採用することにより、本人以外の打刻を防ぐことができます。また、不正打刻ではなく純粋に打刻を押し忘れてしまったという場合にはアラートで打刻漏れを知らせたり、外勤の場合にはGPS機能により打刻時間と現在地を合わせて記録したりと、さまざまな事象に関する対応が可能です。

ほかのシステムに連携がしやすい

オンラインで管理する勤怠管理システムは、従業員の勤怠に関するあらゆる情報をデータとしてサーバー上に蓄積しています。さらにそれらの情報を値としてテキストデータ化するCSV形式に変換することが可能です。そのため、CSVファイルを認識できる給与管理システムに流用すれば、勤怠管理から給与計算までの一連の業務をオンラインで一本化することができるのです。

勤怠管理システムの導入によるデメリット

従業員の勤怠に関することが一括で管理できる勤怠管理システムですが、導入することによるデメリットも存在します。導入によるデメリットをいくつか説明していきます。

システムの導入に費用がかかる

これまで煩雑化していたマネジメント業務が一括で管理できる勤怠管理システムは、仕組みが複雑であればあるほど、導入には費用がかかることも理解しておく必要があります。

月額数百円程度で利用可能な製品もありますが、サーバー構築や保守費用なども含めて数百万円かかってしまう場合もあります。さらに機能を多く揃えようとしたり、企業ごとの就業形態に合わせようとしたりするとカスタマイズが必要になり、コストはさらにアップします。

しかし、一見多額な費用がかかりそうに思えますが、これまで煩雑な業務をこなしてきた人件費やタイムカード用の備品費用などの削減にもつながるため、無駄なコストではないとも考えられます。

就業規則に対応していないこともある

カスタマイズが必要になればコストがかかるということを先に説明しましたが、就業規則や勤務形態によっては機能のカスタマイズが難しい場合もあります。その場合は一部だけは従来のように人員を使っての作業になることも考慮が必要です。

そのため、勤怠管理システムを選ぶ際には就業規則や就業形態に対応できるものであるかどうかを確認すると良いでしょう。

社内普及に時間がかかる

勤怠管理システムは、導入したその日から全てがスムーズに利用できるとは限りません。機能がうまく稼働するかどうかという点もありますが、従業員数が多ければ多いほど人によっては新たな生体認証システムに不慣れである可能性もあります。従来の勤怠システムを稼働させながら試験的に併用してみたり、一部の部署から順に稼働してみたりなど少しずつ展開していくことがポイントです。

勤怠管理システムを導入する際の選び方

勤怠管理システムの導入を決定したら、次はどのシステムがふさわしいか見極める必要があります。勤怠管理システムを導入する際の選び方を紹介します。

クラウド型かオンプレミス型か

オンライン上で活用する勤怠管理システムには「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類があります。それぞれ説明していきます。

クラウド型

クラウド型とは、インターネット上にある勤怠管理システムサービスを利用する形態です。サービス事業者側がシステムの管理を行うため、自社側でアップデートや保守管理をする必要がなく、パソコンやモバイルでのインターネット環境があれば利用することができます。

また、雇用に関する法改正などがなされて機能の変更が必要な場合でも自社側で修正を行う必要がないため、対応が間に合わないなどの漏れの発生も防ぐことができます。

オンプレミス型

オンプレミス型は、自社で用意したサーバーに、用意した勤怠管理システムのソフトウエアをインストールして、自社で保守・管理を行う形態を指します。

サーバー構築やコンピューターの保守などの手間はかかりますが、社内や専用ネットワーク内だけでの運用ができるため、機密情報の管理を行いたい企業にはふさわしいといえます。

自社のシステムに合うかどうか

導入のデメリットの項目でも説明しましたが、就業規則や就業形態が複雑な企業の場合、検討している勤怠管理システムが対応できるかどうかの確認が必要です。

企業によっては、従業員の勤務形態や有給休暇などの付与について細かなルールを設定している場合があります。勤怠管理システムのカスタマイズでそれらのルールに対応できるかどうかを比較してみましょう。

社員が使いやすいかどうか

数多くの従業員を抱える場合や、多機能すぎる勤怠管理システムを導入した場合、全ての従業員がスムーズに使用できるかどうかは非常に重要です。また、多機能なシステムでも実際には使わない機能が多い場合もあるでしょう。

シンプルな機能だけの勤怠管理システムであれば従業員一人一人へのレクチャーの時間を削減することができ、教える側の従業員も機能を熟知するための労力や時間を抑えることができます。

おすすめの管理システム

ここでは、現在普及している勤怠管理システムの中でもおすすめのシステムを二つ紹介します。勤怠管理システムがどのようなものかを知るためにも、Webサイトを一度眺めておくのも良いでしょう。

キングオブタイム

「キングオブタイム」は、インターネット環境とパソコンさえ揃っていれば利用することができるクラウド型を用いた勤怠管理システムです。シンプルな画面構成のためわかりやすく、これまで手作業だった勤怠管理からの移行やその後の運用もスムーズに行えることが期待できます。セキュリティー上の脆弱性をついた外部からの攻撃の対策が整っており、情報漏洩や改ざんなども未然に防いでくれます。

また、東京と北海道にデータセンターが常置されており、リアルタイムでデータが送信されているため、万が一いずれかの拠点で災害が発生した場合でもサービス停止を免れることができます。

（2021年12月時点）

参考：勤怠管理システムシェアNo.1 KING OF TIME(キングオブタイム)

ジョブカン勤怠管理

「ジョブカン勤怠管理」は初期費用・サポート費用がそれぞれ0円で、30日間は無料で利用できるという気軽に導入できることが魅力の勤怠管理システムです。出勤管理、シフト管理、休暇・申請管理、工数管理の4つの機能の中から、利用する機能の数によって月額が変わります。中小規模の企業であれば1機能で1ユーザーあたり月額200円、4機能で1ユーザーあたり月額500円とリーズナブルで、就業形態に合わせて機能を選ぶことが可能です。

パソコンに不慣れなマネジメント担当者であっても、初期設定代行サービスという有料サービスが用意してあり、問い合わせについてはメール・電話・チャットで無料で利用できます。

（2021年12月時点）

参考：No.1勤怠管理・シフト管理システム「ジョブカン」

まとめ

今回は、勤怠管理システム導入のメリットとデメリット、導入する際の選び方について紹介しました。

働き方が多様になり、さまざまな就業形態の従業員を抱える企業において、時間に追われての手作業での勤怠管理では、どこかで漏れが生じてしまう場合があります。

出退勤管理だけでなく、残業や休日出勤、シフト管理まで一括で行ってくれる勤怠管理システムがあれば、これまでマネジメントに充てていた時間を大幅に削減でき、スムーズな勤怠管理の実現が期待できるでしょう。

企業の就業規則や就業形態によって勤怠管理システムの向き不向きがありますので、さまざまな勤怠管理システムを比較しながら、導入へと進めてみてはいかがでしょうか。